Professionelles Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen


Um in Ihrem Unternehmen den Überblick über alle Geschäftsprozesse zu behalten, ist ein entsprechendes Dokumentenmanagement unabdingbar. Das Verwalten von Dokumenten und E-Mails wird immer komplexer und anspruchsvoller. Beispielsweise sind die GoBD-Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung von Rechnungen und Belegen zu beachten. Auch Datensicherheit spielt eine immer größere Rolle. Ebenso sind Zeit- und Kostenersparnisse von elementarer Bedeutung. Mit Hilfe der entsprechenden Dokumentenmanagement-Software ; lassen sich viele Aufgaben und Abläufe im Geschäftsalltag wesentlich vereinfachen und Zeit sowie Kosten einsparen.

Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software

Dokumente und Informationen werden zentral nach ihrem Inhalt gespeichert und können gemeinsam genutzt werden. Außerdem erlaubt eine Dokumentenmanagement-Software ein schnelleres Widerfinden von Zieldateien ohne langes Suchen, da Ihre Dokumente nach Ihrer Art und nicht Ihrem Speicherort organisiert werden. Weiterhin vereint die Dokumentenmanagement-Software alle Informationen aus den in Ihrem Unternehmen schon vorhandenen Systemen und ermöglicht so eine schnellere, einfachere und gezieltere Handhabung von Informationen. Darüber hinaus können Zugriffsberechtigungen festgelegt werden und folglich wichtige Dokumente vor unberechtigten Zugriffen bewahrt werden. Auch E-Mails werden von der Dokumentenmanagement-Software erfasst und automatisiert gespeichert. Schließlich haben Sie die Möglichkeit von jedem Gerät aus auf die entsprechenden Inhalte zuzugreifen und können so beispielsweise alle relevanten Informationen zu einem Kunden oder Lieferanten an jedem Ort abrufen.

Einsatzmöglichkeiten einer Dokumentenmanagement-Software

Mit Hilfe einer Dokumentenmanagement-Software werden Rechnungen automatisiert und ablaufbezogen an die richtige Stelle in Ihrem Unternehmen geleitet. Vorgänge und Freigaben erfolgen so sicherer, nachvollziehbarer und vor allem schneller. Die Software prüft automatisch jeden Prozessschritt und ist in der Lage, Ihnen Fortschrittsbenachrichtigungen zu senden. Eine Dokumentenmanagement-Software kann daher z.B. bei der digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung und Postbearbeitung, der Freigabe von Verträgen, Bestellfreigaben, im Angebotsprozess sowie im HR- und Bewerbermanagement eingesetzt werden. Ein weiteres Plus ist die Informationsverteilung sowie Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiten und verschiedenen Abteilungen im ganzen Unternehmen. Speziell für standortübergreifende Teams und die gemeinsame Arbeit an Projekten ist der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems von Vorteil, da Synergien geschaffen werden und die Produktivität der Zusammenarbeit verbessert wird. Auch die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten wird wesentlich vereinfacht. Die besonderen Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software ergeben sich also aus der gemeinsamen Bearbeitung von Projekten, Dokumenten und Verträgen, der Veröffentlichung von Dokumenten, dem Abonnieren von Dokumenten, Projekten, Kunden oder Vorgängen sowie der Abstimmung von Dokumenten mit mehreren Team-Mitgliedern. Darüber hinaus kann fließend zwischen dem On- bzw. Offline-Modus gewechselt werden und Änderungen und Versionen können visuell verglichen werden. Schließlich können Unterhaltungen und Kommentare digital zu Dokumenten und Projekten stattfinden und es können Benachrichtigungen an Projektbeteiligte versandt werden.



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